W tym materiale pokazujemy, w jaki sposób możemy zautomatyzować proces przygotowania ofert w firmie usługowej – od momentu, gdy klient wypełni formularz zapytania, aż po wysłanie gotowej oferty w formacie PDF i wiadomości e-mail wygenerowanej przez sztuczną inteligencję. Cały proces zamyka się w pięciu prostych krokach.
Krok 1 – Formularz zapytania ofertowego
Klient wypełnia formularz internetowy, umieszczony na stronie firmy lub otrzymuje link do formularza od sprzedawcy. Formularz może być dopasowany do rodzaju usługi, którą wykonujemy poprzez dodawanie odpowiednich pytań. Możemy w ten sposób ustandaryzować i ułatwić sprzedawcy zbieranie od klienta informacji potrzebnych nam do przygotowania oferty.
Krok 2 – Zatwierdzenie zapytania
Ponieważ formularz dostępny jest publicznie, możemy otrzymywać wiele odpowiedzi, które nie zawsze są rzeczywistym zapytaniem. System daje możliwość akceptowania tylko tych odpowiedzi, które uznajemy za prawdziwe zapytania i odrzucania tych wypełnionych bez zamiaru kontaktu.
Krok 3 – Tworzenie oferty
Na podstawie zaakceptowanego wcześniej zapytania, sprzedawca przygotowuje ofertę. Proponuje w niej odpowiednie produkty i usługi. Wybiera je z bazy wprowadzonych wcześniej elementów. W ten sposób sprzedawca jest w stanie szybko i bezbłędnie przygotować ofertę, która zarejestrowana jest w systemie. W ten sposób firma jest w stanie sprawdzić ilość przygotowanych ofert i zweryfikować ich status i poprawność. System generuje również wykresy i widżety, pozwalające na szybki przegląd ofert, które nie zostały jeszcze przygotowane lub wysłane do klienta. W ten sposób firma uniknąć może pominięcia jakiegokolwiek zapytania od klienta.
Krok 4 – Generowanie dokumentu i maila
Gdy oferta jest już odpowiednio zarejestrowana w systemie, sprzedawca poprzez jedno kliknięcie przycisku wygenerować może dokument pdf. W dokumencie tym znajdują się informacje o produktach i usługach, dane adresowe klienta i sprzedawcy oraz ceny poszczególnych pozycji. System przygotowuje również treść maila, który wysłany zostanie do klienta. Wykorzystuje do tego sztuczną inteligencję, która podczas generowania treści, odnosi się do wszystkich elementów oferty, co czyni tę treść wiarygodną. Klient nie jest w stanie domyślić się nawet, że treść maila została wygenerowana automatycznie.
Krok 5 – Wysłanie oferty do klienta
Bezpośrednio z systemu sprzedawca ma możliwość wysłania również samego maila. Dzięki temu jego praca nie wymaga przełączania się pomiędzy systemem a aplikacją poczty elektronicznej. Uniknąć możemy tutaj pomyłek a sam proces jest bardziej komfortowy dla użytkownika.
Dlaczego warto?
Skrócenie procesu ofertowania z godzin do minut- Spójna i profesjonalna komunikacja z klientem
- Zautomatyzowane dokumenty i wiadomości e-mail
- Pełna historia zapytań i ofert w jednym miejscu
- Możliwość integracji z formularzami i CRM
Technologia
Aplikacja została przygotowana w technologii no-code, z wykorzystaniem modułu AI do generowania treści oraz automatycznego tworzenia dokumentów PDF. Całość można łatwo dostosować do innych branż – od instalacji po usługi doradcze, sprzedażowe czy serwisowe.
Zobacz aplikację w akcji
Zainteresowany podobnym systemem?
Skontaktuj się z nami